De fiscus op visite – ken uw rechten (en plichten)
Bij het aanbreken van het nieuwe jaar worden traditiegetrouw goede voornemens gemaakt. Ook de fiscus maakt er elk jaar zaak van om specifieke doelen te definiëren die dat jaar het voorwerp zullen uitmaken van gerichte controleacties.
Weinig belastingplichtigen kijken uit naar een fiscale controle. Meer dan eens rijst in dit kader de vraag hoe ver de bevoegdheden van de fiscus eigenlijk reiken. Regelmatig worden hierover discussies gevoerd voor de rechtbank. Uit de rechtspraak blijkt echter dat de mogelijkheden van de fiscus vrij verregaand en ruim zijn. Desalniettemin bent u in bepaalde gevallen gerechtigd om aan de rem te trekken.
In dit artikel bespreken wij beknopt aan welke regels de fiscus zich moet houden in het kader van een zgn. ‘fiscale visitatie’, en wat u best (niet) kan doen wanneer de fiscus opeens fysiek voor uw deur staat. Natuurlijk hoeft u de zaken niet zonder reden op de spits te drijven, maar tegelijk is het van belang dat u uw rechten als belastingplichtige in acht neemt.
1. Principiële medewerkingsplicht
De fiscale wet schrijft voor dat belastingplichtigen principieel verplicht zijn om mee te werken aan onderzoekshandelingen van de fiscus. Een onterechte weigering tot medewerking kan aanleiding geven tot administratieve boetes of dwangsommen.
Evenwel is de medewerkingsplicht niet absoluut. Met name mag u medewerking weigeren wanneer de fiscus haar bevoegdheden overschrijdt of de wettelijke voorwaarden niet naleeft. Wij lichten toe aan de hand van voorbeelden hieronder.
2. Fiscale visitatie: wie, wat, waar, wanneer?
Het wettelijk kader rond een fiscale visitatie kan teruggebracht worden tot volgende ‘wie’, ‘wat’, ‘waar’, ‘wanneer’.
Indien er iets zou schorten aan een van deze elementen, mag u de fiscus rechtmatig de toegang tot het gebouw ontzeggen.
WIE? Enkel bevoegde belastingambtenaren, in het bezit van hun aanstellingsbewijs, mogen u verzoeken een visitatie ter plaatse te verrichten.
Tip: vraag steeds naar het aanstellingsbewijs van de controleur in kwestie (en maak desgevallend een kopie). Indien er geen aanstellingsbewijs voorhanden is, mag u de toegang weigeren.
Enkel personen die juridisch bevoegd zijn om uw onderneming te vertegenwoordigen, kunnen op een geldige wijze toegang verschaffen aan de fiscus. Maak de nodige afspraken en volmachten op, opdat de onderneming ook bij afwezigheid van het hoger management haar medewerkingsplicht kan naleven.
WAT? Een fiscale visitatie houdt eenvoudigweg in dat ambtenaren van de fiscus fysiek bij een onderneming langskomen met als doel:
- de aard en het belang van de uitgeoefende beroepsactiviteit(en) vast te stellen;
- een nazicht te verrichten van voorraden en activiteiten;
- onderzoek te doen naar de aanwezige boeken en andere bescheiden;
- de betrouwbaarheid van geïnformatiseerde inlichtingen na te gaan.
Tip: vraag steeds met welk doel de visitatie wordt verricht. Indien een ander of algemener doel wordt gegeven dan hierboven opgesomd, mag u de toegang weigeren. Zgn. ‘fishing expeditions’, waarbij men zonder concreet doel of concreet te controleren elementen tracht ‘te vissen’ naar allerhande algemene informatie, zijn verboden.
Bijkomend vraagt u best ook na over welke boekjaren het onderzoek handelt. Indien de wettelijke onderzoekstermijn intussen reeds verstreek, verliest de visitatie haar relevantie.
WAAR? Controleambtenaren mogen toegang vragen tot de beroepslokalen zelf, evenals tot andere lokalen waar (vermoedelijk) werkzaamheden worden verricht. Ook bewoonde lokalen kunnen het voorwerp van een onderzoek uitmaken, al gelden hiervoor strikte regels (o.m. machtiging politierechter).
Tip: wanneer de fiscus toegang vraagt tot lokalen die losstaan van enige werkzaamheid, mag u dit weigeren.
WANNEER? De visitatie kan slechts plaatsvinden tijdens uren dat er werkzaamheden worden verricht.
Tip: wanneer de fiscus toegang vraagt op een tijdstip dat u geen werkzaamheden verricht, mag u dit weigeren.
3. Recente tendensen in de praktijk – wees waakzaam!
Uit recente cassatierechtspraak blijkt dat het verlenen van toegang ook een toestemming impliceert voor alle controlehandelingen die de fiscus vervolgens ter plaatse stelt. U kan wel uw (veronderstelde, impliciete) toestemming steeds intrekken indien u vaststelt dat de fiscus onwettig, onevenredig of ongepast te werk gaat.
O.m.: wanneer de fiscus dwangmaatregelen gebruikt (bv. kasten openbreken) of stukken opvraagt die geen uitstaans hebben met het fiscaal onderzoek (bv. medische of privégegevens van medewerkers).
Verder moet u zoals gezegd in principe wel toegang en medewerking verlenen, maar u mag hierbij wel eisen dat ambtenaren niet eigenhandig te werk gaan (bv. dozen of mappen openen, plaatsnemen achter computers en gegevens beginnen bekijken of kopiëren, …).
Tip: verzoek de controleurs plaats te nemen in een vergaderzaal en vraag een lijst van benodigde documenten op, zodat u deze zelf kan verzamelen. Voor computergegevens mag de controleur wel naast u zitten en instructies geven, maar de muis niet zelf bedienen.
Zo houdt u tijdens een fiscale controle de touwtjes enigszins zelf in handen en vermijdt u discussies over hoe de fiscus gehandeld heeft achteraf.
Het is nl. zo dat eens de fiscus (mogelijk onrechtmatig) bewijs heeft vergaard, het vaak bijzonder moeilijk is dit bewijs uit het dossier te laten weren.
Heeft u bijkomende vragen, of wenst u dat onze fiscale juristen u bijstaan in het kader van een fiscale controle/visitatie, neem vrijblijvend contact op.
Geschreven door Hannah Gils en Gert De Greeve