Vroeg of laat staat plots de sociale inspectie bij u aan de deur. Waaraan mag u zich verwachten? Om te voorkomen dat u hen straks met trillende benen ontvangt, zetten we kort de bevoegdheden van de sociale inspecteur voor u op een rij.
1. Recht op toegang
De sociale inspectie kan, aangekondigd of niet, op elk ogenblik van de dag of nacht vrij binnentreden in alle arbeidsplaatsen of plaatsen waarvan zij vermoedt dat daar personen tewerkgesteld zijn die onderworpen zijn aan de bepalingen van de wetgevingen waarop zij toezicht uitoefent.
Enkel indien u als werkgever uitdrukkelijk, voorafgaandelijk en schriftelijk uw akkoord geeft, kan de sociale inspectie ook toegang hebben tot bewoonde lokalen.
2. Recht op verhoor
De sociale inspectie heeft een zeer uitgebreid ondervragingsrecht. Zij kan zowel de werkgever als de werknemer horen, evenals de leden van de syndicale afvaardigingen, van de comités voor preventie en bescherming op het werk en van de ondernemingsraden. Voorts kan zij gelijk welke persoon ondervragen wiens verhoor zij nuttig acht voor de uitoefening van haar opdracht.
3. Recht op identiteitscontrole
De sociale inspectie mag de identiteit controleren van iedereen die zich op de werkplaatsen bevindt of op andere plaatsen die aan haar toezicht onderworpen zijn. De identiteitscontrole beperkt zich dus niet tot de werknemers.
De sociale inspectie kan vragen om de identiteitskaart voor te leggen, maar zij kan de identiteit ook vaststellen d.m.v. alle andere middelen, met inbegrip van het maken van foto’s, film- of video-opnames.
4. Recht informatiedragers zelf op te sporen of te laten voorleggen
De sociale inspectie mag sinds medio 2006 alle informatiedragers die zich op de werkplaatsen of op de andere plaatsen bevinden die aan haar toezicht onderworpen zijn, zelf opsporen en onderzoeken of naar deze informatiedragers vragen voor verder onderzoek.
Welke informatiedragers?
Het begrip informatiedragers moet ruim geïnterpreteerd worden. Hieronder vallen onder meer boeken, mappen, schriften, registers, documenten, numerieke of digitale informatiedragers, schijven, banden, met inbegrip van deze die enkel bereikbaar zijn via een informaticasysteem of enig ander elektronisch apparaat.
Welke gegevens bevatten ze?
Of de informatiedragers door de sociale inspectie zelf mogen worden opgespoord (bijvoorbeeld door het openen van kasten en laden, het inkijken van mappen of het openen van dozen) dan wel of zij enkel kan vragen deze aan haar voor te leggen, is afhankelijk van de gegevens die de informatiedragers bevatten.
Zelf opsporen .....
De sociale inspectie mag zelf informatiedragers opsporen en onderzoeken die ofwel sociale gegevens bevatten (dit zijn gegevens nodig voor de toepassing van het arbeidsrecht en het sociale zekerheidsrecht) ofwel gelijk welke andere gegevens bevatten die ingevolge de wet verplicht moeten worden opgemaakt, bijgehouden of bewaard. Zelfs wanneer de sociale inspectie niet belast is met het toezicht op deze wetgeving. Ook de informatiedragers die slechts toegankelijk zijn via informaticasystemen of via een ander elektronisch apparaat kunnen door de inspecteurs zelf worden opgespoord.
.... of laten voorleggen?
Indien de werkgever op het ogenblik van de controle aanwezig is, doet de sociale inspecteur de nodige inspanningen om hem deze informatiedragers eerst te laten voorleggen. Is de werkgever niet bereikbaar, dan heeft de sociale inspecteur de bevoegdheid zelf tot actie over te gaan. Indien de sociale inspecteur verzet vaststelt tijdens zijn opsporing en onderzoek, kan hij een proces-verbaal wegens verhindering van toezicht opstellen tegen de werkgever, zijn aangestelden of lasthebbers.
Informatiedragers met andere gegevens
De sociale inspectie heeft niet de bevoegdheid om zelf informatiedragers op te sporen die andere gegevens bevatten dan deze hierboven opgesomd. In dat geval kan zij enkel de voorlegging van de informatiedragers vragen waarvan zij meent dat deze nuttig en nodig zijn voor de uitoefening van haar opdracht. Weigert de werkgever de voorlegging ervan, dan kan hem geen verhindering van toezicht verweten worden.
Beslag leggen op informatiedragers?
De sociale inspectie mag zelf een kopie nemen van de informatiedragers (en hun inhoud) die zij zelf mag opsporen. Zij kan eveneens aan de werkgever vragen om haar kosteloos een kopie te bezorgen. Daarenboven kan de sociale inspectie, indien zij dit noodzakelijk acht voor haar onderzoek, beslag leggen op deze informatiedragers of ze verzegelen. Dit moet zij schriftelijk laten vaststellen, tegen ontvangstbewijs.
Wat als de werkgever niet aanwezig is?
Wanneer de werkgever niet aanwezig was tijdens het onderzoek of niet vrijwillig heeft ingestemd met de opsporing en het onderzoek van informatiedragers die de sociale inspectie zelf kon verrichten, moet de werkgever schriftelijk over de opsporing, het onderzoek en over de gekopieerde informatiedragers geïnformeerd worden.
5. Recht inlichtingen uit te wisselen
Wanneer de sociale inspectie dit nodig acht kan zij de inlichtingen, ingewonnen tijdens haar onderzoek, meedelen aan andere inspectiediensten, aan de openbare en meewerkende instellingen van sociale zekerheid en aan andere ambtenaren belast met het toezicht op andere wetgevingen.
Besluit
Het is aangewezen om als werkgever constructief mee te werken aan het onderzoek en alle gevraagde inlichtingen te verschaffen. Hoewel de rechten van de sociale inspectie uitgebreid zijn, gelden er ook een aantal verplichtingen. Tijdens een inspectieronde moeten de sociale inspecteurs erover waken dat ze het finaliteit- en proportionaliteitsbeginsel respecteren. Dit houdt in dat ze hun (ruime) bevoegdheden alleen mogen uitoefenen om na te gaan of een werkgever de sociale wetgeving respecteert. Maar indien zij bij deze controle ook elementen ontdekken waarvoor andere inspectiediensten verantwoordelijk zijn, mogen zij deze diensten zonder enig probleem inlichten.
Bovendien moeten de aangewende middelen in verhouding staan tot de ernst van de overtreding.
Ze moeten m.a.w. passend en noodzakelijk zijn.
Om hun toezichtsopdracht te kunnen uitoefenen moeten de inspecteurs steeds hun legitimatiebewijs voorleggen en mogen ze zelf geen (on)rechtstreekse belangen hebben in de betrokken onderneming. Tevens moeten ze de voorschriften die verbonden zijn aan bepaalde onderzoeksdaden strikt naleven.
Omwille van de vele persoonlijke gegevens waarvan de inspectie kennis krijgt tijdens haar onderzoek, rust op haar een vertrouwelijkheidsplicht. De sociale inspecteurs hebben daarnaast ook een geheimhoudingsplicht in die zin dat het hen verboden is aan de werkgever of diens vertegenwoordiger te onthullen dat een klacht of aangifte aan de basis ligt van het onderzoek en/of de naam van degene die de klacht of aangifte heeft ingediend, bekend te maken.
Sébastien Thijs
sébastien.thijs@vhg.be
